[#visionïte] good pattern pour réunions

#Mais-qu’est-ce-qu’elle-à-ma-gueule, me suis-je demandée face au déferlement de demandes de réunion en visio ?

J’ai testé des parades, × pas de réseau × où est le filtre avec la couronne… alors que la seule réellement bonne était :

💪quel est l’objectif de la réunion ?

Post Linkedin 24 avril 2020, Semaine 5 du confinement _ 2083 V.organiques

Rappel des faits : il fallait continuer à travailler et donc …à faire des réunions

En moins de 2 jours, tout le monde a dégainé son nouvel outil, Zoom, Team, Jitsi Meet, Voov Meeting, Google Meet car il fallait pouvoir se parler à plusieurs et surtout se voir.

Zoom s’est rapidement imposé par sa correspondance aux besoins des utilisateurs prouvant encore une fois que la transformation des pratiques est bien liée à la rencontre de BESOINS CLIENTS  avec une EXPERIENCE PROPOSEE (article ZOOM VS TEAM) soutenue par une MOTIVATION favorisant le CHANGEMENT ^^.

Mais la pratique massive de la visio conférence a mis en lumière des points négatifs de la réunionite aiguë et du présentéïsme au travail. Tous les managers et dirigeants ont voulu remplacer  l’espace physique par l’espace virtuel. De nombreuses personnes ont passé entre 5 à 7H de visio par jour !!! Ca ne marche pas comme ça, nouveau média = nouvel outil = nouvelles pratiques. Et la seule chose qui guide le changement c’est le SENS et le POURQUOI on fait cela.

S’il est urgent de repenser l’organisation des entreprises, le diktat des réunions imposées par les N+1, ou la dépendance aux instructions par les équipes, c’est surtout le sens de la réunion qui doit être interrogé.

Comme toujours dans la méthode CXO, nous vous livrons des conseils choisis pour leur efficacité sur le terrain et les suivre c’est réussir. Et vous ? qu’avez-vous remarqué, testé et fait bouger dans votre propose organisation ?

Une réunion ça se prépare et ça doit avoir des KPI !

Une réunion c’est un outil au service d’objectifs. Comme tout outil il s’actualise voire se change. 

Alors, comme toute chose dans une entreprise, il est bon de l’interroger régulièrement pour en adapter les contours, challenger les résultats… Les objectifs du moyen “réunion physique ou virtuelle”.

  • produire de la valeur par l’avancée des sujets de travail
  • produire de la valeur par les relations interpersonnelles

Good pattern de réunion en 11 points clés

1/ ordre du jour transmis en amont

2/ introduction par le driver de la réunion (qui peut changer)

3/ attendus précis et énoncés au démarrage (d’où l’ODJ :-))

4/ time-kipper qui peut utiliser les miniteurs pour gérer les temps

5/ interventions courtes, calmes et pertinentes

6/ CR structurés et détaillés avec des pour-action et qui les faits

7/ diffusion des informations

Et pour ne pas supprimer l’effet “machine à café”

8/ s’intéresser aux participants

9/ être empathique surtout avec les objections

10/ demander directement aux silencieux leur avis

11/ être observateur des non-dits (c’est un des plus de la visio)

 

Comment se servir de cette expérience pour améliorer les pratiques actuelles ?

Quelques pistes issues de nos coaching de centaines des dirigeants et salariés

[UpgradeTaPME #post COVID19 #managementAGILE] :

  • ausculter la répartition des temps pendant le covid19
  • cartographier sa gestion des sujets
  • identifier les priorités qui ont émergées
  • adapter ses méthodes managériales et de managé.e.s
  • canaliser la dimension émotionnelle et la valoriser
  • re-poser la vision commune pour que le faire ne soit plus arbitraire
  • pratiquer les Free_zones de réunion et s’y tenir !

Mal accompagné, sans respect de l’intelligence émotionnelle, de la puissance du collectif et de la prise de conscience des réalités de l’entreprise, rien ne bougera (cf mon article sur l’accompagnement du changement).

Au contraire si vous voyez dans ce post-COVID, l’opportunité d’engager la modernisation de pratiques, de développer les compétences émotionnelles (mindset et empowerment) de vos équipes…, d’enrichir encore plus votre aventure professionnelle, alors nous vous accompagnerons dans cette expression des potentiels liés à la transformation et à la motivation des équipes.

De nombreuses interrogations, sur le sens du travail et la place de chacun émergent progressivement dirigeant.e.s / managers / équipiers.ières :

  • suis-je toujours utile si je ne suis pas physiquement au contact de mes collègues ?
  • ai-je des missions assez claires pour pouvoir les dynamiser et les porter seul.e ?
  • comment interpréter mon apport managérial pendant cette période ?
  • mes équipes sont-elles si essentielles ?
  • puis-je repenser mon organisation et transmission de l’information pour passer moins de temps en accompagnement ?
  • comment revenir à du présentiel alors que je suis vraiment bien chez moi, plus au calme.

 

Que faire de ces questionnements ? De quoi sont-il révélateurs ? Comment les utiliser pour ré-accélérer le développement de sa société et du capital humain qui la compose ?

 

🧿 Partir de l’objectif, servir l’humain, enrichir par le numérique et non l’inverse !

Ellen  Bonenfant